„Die Vernunft ist der letzte Probierstein der Wahrheit.“ – Immanuel Kant

Mein Gast

Mein heutiger Gast ist Tom. Tom heißt eigentlich anders, möchte aber anonym bleiben. Ich habe mich sehr gefreut, dass er sich mit mir unterhalten wollte. Er arbeitet auf Landkreisebene und hat ebenfalls ein Studium mit Verwaltungsschwerpunkt absolviert.

 

Digitalisierung der Verwaltung

„Die machen das wirklich!“ – Beschäftigte der obersten Landesverwaltung über die Digitalisierung der Verwaltungsleistungen Anfang 2022

Wozu braucht es die E-Akte? Tom spricht die mögliche Effizienzsteigerung an. „Soweit man mit den Dokumentenmanagementsystemen umzugehen weiß, schafft die Arbeit mit der digitalen Akten und den digitalisierten Verwaltungsprozessen Möglichkeiten, mehr Fälle in weniger Zeit zu bearbeiten“, ist seine Auffassung. Eigentlich wäre das doch eine Win-Win-Situation für die Beschäftigten in der Verwaltung sowie auch für die Bürger:innen, oder nicht? Woran scheitert nun aber die Umsetzung?

 

„Der Bund ist nicht das Problem“

„Es stand jeder Landesregierung frei, vor dem Bund eigene Regelungen zu treffen, schneller zu sein als der Bund. Mir ist es zu einfach, dass die Länder, Kommunen, Landkreise und kreisfreie Städte auf den Bund zeigen und eine zentrale Regelung fordern, gleichzeitig aber den Föderalismus preisen. Wenn du Föderalismus leben willst, kannst du die Freiheiten genießen, solltest sie aber auch nutzen.“, sagt Tom.

Er vertritt die Auffassung. der Bund habe seine Hausaufgaben gemach. Der Bund hat das Onlinezugangsgesetz (OZG) erlassen. Das OZG verpflichtet Bund und Länder, seine Verwaltungsleistungen auch digital über Verwaltungsportale anzubieten.

Wir haben weiterhin das Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), das regelt, was die Verwaltung tut und wie sie es tun darf. Es enthält allgemeine Verfahrensgrundsätze, die für alle Behörden gelten.

Es wurde das E-Government-Gesetz erlassen. „Um die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern, ist im August 2013 das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz) in Kraft getreten. Es ermöglicht Bund, Ländern und Kommunen, einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anzubieten.“¹Heimat, Bundesministerium Des Innern Und Für. „E-Government-Gesetz“. Bundesministerium des Innern und für Heimat, 8. November 2022. https://www.bmi.bund.de/DE/themen/moderne-verwaltung/e-government/e-government-gesetz/e-government-gesetz-node.html.

Weiterhin kommt er auf das Registermodernisierungsgesetz zu sprechen. „Mit dem Gesetz zur Einführung und Verwendung einer Identifikationsnummer in der öffentlichen Verwaltung und zur Änderung weiterer Gesetze (sogenanntes Registermodernisierungsgesetz) wird die Steuer-Identifikationsnummer als ein übergreifendes „Ordnungsmerkmal“ für besonders relevante Register eingeführt, zum Beispiel dem Melderegister, Personenstandsregister und Fahrzeugregister. Dies ist ein wichtiger Schritt bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes. Die neuen Regeln sind ein bedeutender Baustein für moderne Register der öffentlichen Verwaltung.“²Die Bundesregierung informiert | Startseite. „Verbesserung digitaler Verwaltungsleistungen“, 7. April 2021. https://www.bundesregierung.de/breg-de/themen/digitaler-aufbruch/registermodernisierungsgesetz-1790176.

 

„Es ist eine Frage des politischen Willens“

1. Tom schlägt vor, es müssten definitiv Schulungen zum Thema Digitalisierung stattfinden.
2. Fehlende Rechtssicherheit: Die Arbeit mit dem Gesetz und mit Kommentierungen muss vorausgesetzt werden können.  Tom beobachtet, so erzählt er auch in der Folge, dass viele Beschäftigte nicht sicher sind, was Gesetzesgrundlagen, und -prüfungen anginge. Hier muss nachgearbeitet werden.
3. Er sagt, Digitalisierung in der Kommunalverwaltung als Beschäftigter an den einzelnen Behördenmitarbeiter zu vermitteln, muss ein Vollzeitjob sein. Vieles könne schon nach dem Kopieren-Einfügen-Prinzip von Best-Practice Kommunen übernommen werden.
4. Mediatoren wären eine gute Sache! Dokumente erarbeiten, die Digitalisierung auf dem Papier erklären reicht nicht, man muss die Informationen Face-To-Face verbreiten.
5. Fehlerkultur etablieren – „Wo gehobelt wird, da fallen Späne.“ Mehr Mut kann hilfreich sein.
6. Es muss Geld in Hilfs- und Arbeitsmittel investiert werden: Zum Beispiel sollte Adobe Acrobat DC oder vergleichbare Produkte längst der Standard und nicht die Besonderheit sein. Gesetzeskommentierungen sind dringend erforderliche Arbeitsmittel – das ist eine Frage des politischen Willens, hier nicht zu geizen, langwidrige Antragsverfahren abzuschaffen und den Beschäftigten das zur Verfügung zu stellen.
7. Fehlende Rechtssicherheit: Die Arbeit mit dem Gesetz und mit Kommentierungen muss vorausgesetzt werden können.

„Der Bürger muss wissen, dass der Oberbürgermeister und der Bürgermeister daran schuld sind, dass die Verwaltung nicht digitalisiert ist. Bei allen großen Problemen scheint der Bund schuld zu sein, so wird die politische Verantwortung gern von der eigenen Kommune abgewälzt. Das stimmt so nicht, die Probleme sind hausgemacht, es gibt seit 25 Jahren Möglichkeiten die Probleme zu lösen, nämlich im Rahmen der Selbstverwaltung. Der derzeitig amtierende Bürgermeister / Oberbürgermeister hat die Möglichkeit, die eigene Verwaltung zu digitalisieren und kann dies auch zu einem Schwerpunkt seiner Amtszeit machen.“ – Toms Weisheit zum Schluss

---

Nochmal zum nachrecherchieren

Schriftformerfordernis bei der Beihilfe

„Schriftliche oder elektronische Beantragung von Beihilfe
Ein Beihilfeantrag muss nach § 51 Abs. 3 Bundesbeihilfeverordnung schriftlich oder elektronisch gestellt werden. Die Schriftform ist nur durch eine eigenhändige Unterschrift im Beihilfeantrag gegeben. Auch ein Widerspruch kann rechtswirksam nur mit eigenhändiger Unterschrift erhoben werden.

Eine abfotografierte oder eingescannte Unterschrift per E-Mail ersetzt die Schriftform nicht. Zudem bietet eine Übermittlung von Daten mittels einfacher E-Mail keinen Schutz gegen Einsichtnahme der Daten durch unbefugte Dritte.

Elektronische Antragstellung: Die vorgeschriebene Schriftform bei Beihilfeanträgen oder Widersprüchen kann wie folgt durch eine elektronische Form ersetzt werden:

1. Übermittlung eines elektronischen Dokuments (pdf), das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß Verordnung (EU) Nr. 910/2014 versehen ist,
2. Versendung einer De-Mail-Nachricht an die De-Mail-Adresse des Bundesverwaltungsamtes: beihilfe@bva-bund.de-mail.de,

1. Übermittlung mit der Beihilfe-App.“³„BVA  –  Beihilfe – Schriftliche oder elektronische Beantragung von Beihilfe“, o. D. https://www.bva.bund.de/DE/Services/Bundesbedienstete/Gesundheit-Vorsorge/Beihilfe/_documents/Schriftlich_elektronisch_antrag_Standard.html.

 

Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG)
§ 3a Elektronische Kommunikation⁴„§ 3a VwVfG – Einzelnorm“, o. D. https://www.gesetze-im-internet.de/vwvfg/__3a.html.

(1) Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.

(2) Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig. Die Schriftform kann auch ersetzt werden

1. durch unmittelbare Abgabe der Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird;
2. bei Anträgen und Anzeigen durch Versendung eines elektronischen Dokuments an die Behörde mit der Versandart nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes;
3. bei elektronischen Verwaltungsakten oder sonstigen elektronischen Dokumenten der Behörden durch Versendung einer De-Mail-Nachricht nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes, bei der die Bestätigung des akkreditierten Diensteanbieters die erlassende Behörde als Nutzer des De-Mail-Kontos erkennen lässt;
4. durch sonstige sichere Verfahren, die durch Rechtsverordnung der Bundesregierung mit Zustimmung des Bundesrates festgelegt werden, welche den Datenübermittler (Absender der Daten) authentifizieren und die Integrität des elektronisch übermittelten Datensatzes sowie die Barrierefreiheit gewährleisten; der IT-Planungsrat gibt Empfehlungen zu geeigneten Verfahren ab.
   In den Fällen des Satzes 4 Nummer 1 muss bei einer Eingabe über öffentlich zugängliche Netze ein elektronischer Identitätsnachweis nach § 18 des Personalausweisgesetzes, nach § 12 des eID-Karte-Gesetzes oder nach § 78 Absatz 5 des Aufenthaltsgesetzes erfolgen.

(3) Ist ein der Behörde übermitteltes elektronisches Dokument für sie zur Bearbeitung nicht geeignet, teilt sie dies dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit. Macht ein Empfänger geltend, er könne das von der Behörde übermittelte elektronische Dokument nicht bearbeiten, hat sie es ihm erneut in einem geeigneten elektronischen Format oder als Schriftstück zu übermitteln.

---

Bilder vom Cover

1. Piktogramm Bürger
2. Piktogramm „Wer ich?“
3. Piktogramm Gruppe
4. Piktogramm Bund „Niemals“

„HART ABER VAZI – Der Podcast“ hören auf

1. Hören auf Spotify
2. Hören auf YouTube
3. Hören auf Amazon Music
4. Hören auf PocketCast (Podcast App für iOS)
5. Hören auf Podcast Addict (Podcast App für Andoid)

 

Fußnotenverzeichnis

 

• 1
  Heimat, Bundesministerium Des Innern Und Für. „E-Government-Gesetz“. Bundesministerium des Innern und für Heimat, 8. November 2022. https://www.bmi.bund.de/DE/themen/moderne-verwaltung/e-government/e-government-gesetz/e-government-gesetz-node.html.
• 2
  Die Bundesregierung informiert | Startseite. „Verbesserung digitaler Verwaltungsleistungen“, 7. April 2021. https://www.bundesregierung.de/breg-de/themen/digitaler-aufbruch/registermodernisierungsgesetz-1790176.
• 3
  „BVA  –  Beihilfe – Schriftliche oder elektronische Beantragung von Beihilfe“, o. D. https://www.bva.bund.de/DE/Services/Bundesbedienstete/Gesundheit-Vorsorge/Beihilfe/_documents/Schriftlich_elektronisch_antrag_Standard.html.
• 4
  „§ 3a VwVfG – Einzelnorm“, o. D. https://www.gesetze-im-internet.de/vwvfg/__3a.html.